Retningslinjer for Bryn ROtary KlUBB

Bakgrunn

Styret

1. Styret består av president, visepresident, past president, sekretær, kasserer og ledere av medlemskap/kameratskapskomiteen, prosjektkomité/TRF og informasjon/ kommunikasjonskomiteen. Visepresidenten leder administrasjon/klubblivskomiteen.
   
   
2. Styremøte holdes minst en gang i kvartalet. Styremøtereferatet leses opp på 1. eller 2. klubbmøte deretter. Styremøteprotokollen overleveres på presidentskiftet.
   
   
3. Rekkefølgen i klubbens ledelse er: president, visepresident, past president og sekretær.
   
   
4. Styret sørger for at det utarbeides og overrekkes en adresse i innramming i forbindelse med et medlems 50, 75 og 90-års fødselsdag.
   
   
5. Klubben betaler for president og sekretær med ledsager i forbindelse med deltakelse i distriktskonferansen.
   
   
6. Det betales for visepresident som deltar i PETS. (President Elect Training Seminar)
   
   
7. Det betales for de deltakere styret anmelder til distriktssamlingen.
   
   
8. Klubben betaler for presidenten, eventuelt for ledsagers deltakelse i andre klubbers stiftelse eller jubileum. Det samme gjelder arrangementer på InterCity eller distriktsnivå.
   
   
9. Ved deltakelse i en klubbs stiftelse eller jubileum, gis som gave et beløp øremerket Rotary Foundation.
   
   
10. Blomster eller vimpel gis til verten ved bedriftsbesøk eller liknende hos andre enn klubbens medlemmer.
    
    
11. På presidentskiftet gis en oppmerksomhet til avgående president og evt. ledsager. Det samme ved guvernørbesøk til guvernøren og evt. ledsager.

Presidenten.

1. Presidenten leder møtene. Det er viktig at "3-minutter" varer ca 3 minutter, slik at foredragsholdere får 30 minutter til disposisjon. Foredragsholdere utenfra mottar standard gave og det utvises skjønn når det gjelder rotarianere som holder foredrag.
   
   
2. Presidenten legger frem budsjett og orienterer om sine planer for rotaryåret på "Presidentens møte" i august.
   
   
3. Avgående president må sørge for at hans regnskap er klart til behandling senest 30. september påfølgende rotaryår.
   
   
4. Ved behov utpeker presidenten en visesekretær.

Visepresident/påtroppende president

1. Visepresident er riktig betegnelse i første 1/2 del av et rotaryår. Etter valget i desember er påtroppende president riktig betegnelse. For å ikke gjøre retningslinjene unødig komplisert, benyttes nedenfor kun betegnelsen visepresident. Visepresidenten leder administrasjon/klubblivskomiteen.
   
   
2. Visepresidenten sørger for før presidentskiftet at påtroppende styremedlemmer og komitéledere konfererer med de avgående om erfaringer fra det forløpne rotaryår.
   
   
3. Visepresidenten reserverer lokaler på Hovedgården innen frist gitt av Nordre Skøyen Hovedgård. Det fastsettes dato for klubbmøter, guvernørbesøket, julefesten, presidentskiftet og andre arrangementer så tidlig som mulig. Samtidig orienteres bestyrer om avvik fra vanlig servering som eks kaffe og kaker til juletrefesten, julegrøt til siste møte før jul, koking av pølser til juletrefesten for barnehagebarna.
   
   
4. Visepresidenten sørger for lokaler til klubbens møter i juli.
   
   
5. Visepresidenten har ansvaret for komitesammensetningen i sitt år som president. Det bør tilstrebes å oppnå en viss kontinuitet. Visepresidenten utpeker seremonimester, arkivar og kontaktpersoner med distriktet vedrørende ungdomsutveksling, GSE, Rotary Foundation og RYLA.
   
   
6. Visepresidenten setter opp årsplan i samarbeid med komitéledere.
   
   
7. Visepresidenten innkaller til konstituerende styremøte og er ansvarlig for at det utarbeides medlemsfolder for kommende rotaryår. Denne bør være klar til presidentens møte i august.
   
   
8. Visepresidenten, i samarbeide med kasserer, underretter klubbens bankforbindelse og i samarbeide med sekretær, Brønnøysund-registeret, i god tid før presidentskiftet om endringer i aktuelle tillitsverv.
   
   

Past President 

1. Past president har ansvaret for vedlikehold av klubbens retningslinjer. Forslag til eventuelle endringer forelegges styret og skal godkjennes av styret.

2. Past president er leder av valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling benyttes som dokumentasjon på medlemmer som stiller til valg, dateres og underskrives. Innstillingen bekjentgjøres på et klubbmøte minst to uker før valget..

Sekretæren

1. Sekretæren forbereder møtet for presidenten og dokumenterer frammøte, fødselsdager, gjester, kommende program og 3-minutter samt de som ønsker ordet(ferdig skjema finnes). Dette er også hans grunnlag for ukebrevet før det suppleres med referatet fra referenten og sendes alle medlemmer.
   
   
2. Sekretæren sørger for at det fra valgmøtet skrives datert referat som angir antall fremmøte og prosent av klubbens medlemmer (bør være over 50 %).  I referatet fra valgmøtet gjentas funksjon og navn på de som er valgt. Past President velges ikke til styret, han tiltrer styret som styremedlem i h t klubbens vedtekter. Valget bekreftes av leder av valgkomiteen, president og et medlem av valgkomiteen. Referent paraferer.
   
   
3. Påtroppende sekretær har ansvaret for å sende «registreringsmelding til Enhetsregisteret» og er også kontaktperson. Oversikten over styrets medlemmer fylles ut i h t veiledning med funksjon. Meldingen signeres av samtlige valgte styremedlemmer og Past President som tiltrer styret i h t vedtektene.
   
   
4. Sender månedlig oppgave over klubbens fremmøteprosent til distriktet.
   
   
5. Sekretæren gir fremmøtekort til gjester på klubbmøtene. Fremmøtekort sendes til gjester som har notert seg på liste når klubben har hatt et møte andre steder enn på Hovedgården evt. på møtedager som utgår.
   
   
6. Ajourfører matrikkel og liste over innehavere av Paul Harris (PHF).
   
   
7. Sekretæren utarbeider og holder à jour en liste over hvilke klubber som har avholdt InterCity-møte i vårt område de siste årene.
   
   
8. Sekretæren holder à jour en liste over avdøde klubbmedlemmers ledsagere. Han holder à jour listen over medlemmenes verv gjennom tidene.
   
   
9. Sekretæren overleverer alle lister og oversikter ajourført til sin etterfølger.
   
   
10. Sekretæren utarbeider til presidentskiftet en beretning over hva som har skjedd i det forløpne rotaryår. Beretningen leses opp på møtet og settes inn i protokollen.
    
    
11. Sekretæren oppbevarer ett eksemplar av Manual of Procedure, ett eksemplar av Official Directory (samtlige Rotary klubber) samt ett eksemplar av Directory RotaryClubs in Continental Europe, North Africa and Eastern Mediterranean.
    
    
12. Avtroppende sekretær fortsetter normalt som visesekretær neste rotaryår. Dersom sekretæren fortsetter utover ett år, utpeker presidenten en visesekretær.

Kasserer — økonomi — regnskap

1. Styre klubbens bankkonti, forestå utbetalinger og innbetalinger.
   
   
2. Utarbeide forslag til budsjett.
   
   
3. Føre, avslutte og fremlegge regnskap i henhold til klubbens regnskapsreglement.
   
   
4. Holde styret løpende orientert om klubbens økonomi. Resultat beregnes og regnskapsrapport fremlegges for styret minst hvert halvår.
   
   
5. Revisjon foretas for hvert rotaryår.
   
   
6. Kasserer står som kontaktperson for nettbanken og oppbevarer tilsendt kodekort. Kasserer kopierer og gir kopi av kodekort til presidenten, og oppgir koden som brukes ved pålogging i nettbanken når presidenten tiltrer 1.7. Koden endres 1.7. hvert år av kasser.

Komiteene

1. Administrasjon/Klubbliv
   
   
2. Medlemskap/Kameratskap
   
   
3. Informasjon/Kommunikasjon
   
   
4. Prosjektkomité/TRF
   
   

Administrasjon/Klubblivskomiteen

1. Komiteen ledes av visepresidenten.
   
   
2. Komiteen er ansvarlig for møteteknisk klargjøring og rydding på klubbmøtene, guvernørmøtet, presidentskiftet og InterCity-møter, samt for betryggende oppbevaring og vedlikehold av klubbmøtegjenstandene.
   
   
3. Komiteen utarbeider og vedlikeholder en instruks for rigging til møtene.
   
   
4. Det komitémedlem som har ansvaret for det enkelte program avtaler eventuell henting av foredragsholder, og får klarlagt hva vedkommende trenger av tekniske hjelpemidler. Disse ønsker må overbringes den som er ansvarlig for rigging til møtet. Han må også klarlegge hvilken påskjønnelse vedkommende bør få. Noen ganger bør foredragsholderen få en annen påskjønnelse enn standard gave.
   
   
5. Rotary-skiltet ved inngangsdøren skal være på plass. I de tilfeller ordinære møter ikke avholdes, skal komiteen sørge for oppslag og noteringsliste for gjester ved inngangsdøren. Listen overleveres sekretæren.
   
   
6. Komiteen påser at besøkende på klubbmøtene blir hyggelig mottatt, vist til sine plasser og orientert om bespisning, samt får ført inn navn og eventuelt rotaryklubb i vår gjestebok. Komitéleder fastlegger rutiner for dette.
   
   
7. Komiteen anskaffer og oppbevarer klubbens gaver til foredragsholdere, rotarymerker, og andre rotaryeffekter, samt Bryn-vimpler. En oversikt over beholdning pr 30. juni sendes til kassereren.
   
   
8. Komiteen er også ansvarlig for salg av rotaryeffekter. Alt salg er kontantsalg og beløpet sammen med oppgave over solgte artikler leveres kasserer minimum 2 ganger pr. år. Siste overlevering av beløp og oppgave skal skje medio juni slik at beløpet er registrert inn på klubbens bankkonto for 30. juni. Beholdningsoppgave over alle effekter skal foreligge i komitéprotokollen pr. 30. juni.
   
   
9. Komiteen sørger for innkjøp av vinflasker og trekning i forbindelse med "grisen".
   
   
10. Komiteen er ansvarlig for klubbens møteprogram. Komiteen har i tillegg til programmet i inneværende rotaryår, ansvaret for å legge til rette programmet for august måned i påfølgende rotaryår.
    
    
11. Innkommende visepresident må i god tid før presidentskiftet begynne å tenke på neste års program. Han samrår seg med innkommende president, da denne gjerne vil ha en "profil" gjenspeilt i programmene.
    
    
12. Komiteen holder kontakt med de andre komiteer med henblikk på deres medvirkning i rotarys temamåneder. Komiteen må holde ukebrevreferenten orientert om eventuelle endringer slik at programmet for de 3 nærmeste møtedager går frem av ukebrevet.
    
    
13. På samme måte orienteres ansvarlig for klubbens hjemmeside, slik at programdelen i hjemmesiden kan ajourføres kontinuerlig.

Medlemskap/Kameratskapskomiteen

1. Komiteen har et spesielt ansvar for medlemsverving for eks gjennom kampanjer ol, og å påvirke medlemmer til å foreslå nye mulige medlemmer. Alle medlemmer må være aktive på denne fronten. 2 informasjonsbrosjyrer finnes. En enkelt laget av klubben, og en laget av Norsk Rotary Forums Informasjonskomité.
   
   
2. Komiteen sørger for ajourføring og opptrykk av en medlemsliste, med ledsagers navn, klassifikasjon og fadder.
   
   
3. Hvert annet eller tredje år orienteres i et treminutt om fadderes plikter, og om medlemmenes bruk av fadderne. Eget hefte foreligger fra distriktet.
   
   
4. På vegne av klubben sender komiteen blomster med skriftlig hilsen, eller overrekker blomster, hvis et medlem blir innlagt på sykehus, eventuelt blir bundet til hjemmet på grunn av sykdom. På vegne av klubben sørger komiteen for krans med band i forbindelse med et medlems bisettelse. Klubbens rotaryflagg plasseres ved katafalken. Familien konsulteres om en slik hedersbevisning er ønskelig. Ved ledsagers eller barns død, sendes blomster til hjemmet, (eventuelt til båren).
   
   
5. Komiteen er ansvarlig for gjennomføring av klubbens årlige "teaterbesøk". Benyttes tjenester utenfra inviteres vedkommende med ledsager til teaterbesøket.
   
   
6. Komiteen er ansvarlig for bryggefesten i juni eller tilsvarende arrangement. Festen erstatter et vanlig klubbmøte. Avgift innkreves av deltakerne, slik at kostnadene dekkes. Verten betaler ikke.
   
   
7. Komiteen er ansvarlig for serveringen, dekking og pynting under guvernørbesøket, presidentskiftet, InterCity-møte og andre spesielle arrangementer (juletrefest). Forbruk av og kostnader til mat, drikke, servering mm, samt antall deltagere føres inn i protokollen som erfaringsgrunnlag og til hjelp ved fremtidige arrangementer. Komiteen er ansvarlig for ordinært møte med julegrøt med mandel og marsipangris.
   
   
8. Komiteen er ansvarlig for klubbens vin og brennevinsbeholdning og sørger for supplering. Beholdningsoversikt pr 30. juni leveres kasserer.
   
   
9. Ved arrangementer hvor kostnader dekkes av hver enkelt, må avbud gis innen angitt frist på påmeldingsliste. I motsatt fall betales full pris.
   
   
10. Komiteen er ansvarlig for juletrefesten i desember, og påser at også avdøde klubbmedlemmers ektefelle/ledsager får innbydelse. Formålet med eventuelt loddsalg kunngjøres på juletrefesten. Det betales barnebillett for deltakere under 17 år.
    
    
11. Komiteen sørger for blomster til dem som skal ha hilsen til jul. Dette er avdøde klubbmedlemmers ektefeller/ledsagere, bestyrer på Hovedgården og andre utenfor klubben som har gjort noe ekstra for klubben.

Informasjon/Kommunikasjonskomiteen

1. Komiteen påser at det blir skrevet referat fra alle klubbmøter, også InterCity-møter. Referenten refererer hele møtet. Referatet sendes til sekretær, som supplerer med «notater for president» og sender ut referatet til medlemmene.
   
   
2. Liste over fordelingen av 3-minutter skal foreligge før rotaryåret starter. Ved eget forfall er den enkelte medlem selv ansvarlig for å sørge for stedfortreder. Presidenten skal normalt ikke føres opp på 3-minutter liste.
   
   
3. Nye medlemmer innkalles til et opplysningsmøte om Rotary i komiteens regi, senest seks måneder etter opptakelse. Det er ønskelig at ledsager og fadder også deltar. Det er en sentral oppgave for komiteen å gi en bred innføring i hva Rotary står for, og hvordan klubben arbeider.
   
   
4. Komiteen holder Administrasjon/Klubblivskomiteen orientert, slik at alle nye medlemmer holder sitt yrkes/ego-foredrag innen tre måneder etter opptaket.
   
   
5. Tjenesten er ansvarlig for å fremme forslag på deltagere til RYLA og følge opp klubbens kandidat gjennom RYLA-seminaret, og legge til rette slik at klubbens kandidat inviteres til et klubbmøte for rapport/tilbakemelding etter fullført seminar.
   
   
6. Hjemmeside. Se punktet om IT-ansvarlig.
   
   
7. Komiteen er ansvarlig for klubbens mediestrategi og dekning, og inviterer media til spesielle anledninger som presidentskifte, guvernørbesøk og InterCity-møte.
   
   
8. Internopplæring. Komiteen utarbeider strategi og materiale for opplæring av nye medlemmer. Distriktets hjemmeside kan med fordel brukes i dette arbeidet.

Prosjektkomité/TRF

1. Komiteen tar seg av juletrefesten for barnehagebarna i januar.
   
   
2. Komiteen fremmer forslag for styret til kandidater til Bryn-prisen, og er ansvarlig for utlysing og oppfølging. Prisen er et pengebeløp, for tiden kr. 5000, og en adresse. Utlysing skal skje innen 31. desember og prisen skal deles ut før i mai. Kandidatene skal være personer eller organisasjoner som gjør, eller har gjort en uegennyttig og spesiell innsats i nærmiljøet, kulturelt eller sosialt. Komiteen holder à jour en liste over hvem som mottar prisen.
   
   
3. Komiteen arrangerer en tur for eldre i lokalsamfunnet eller et tilsvarende arrangement.
   
   
4. Komiteen er ansvarlig for inntektsgivende arrangement som kirkekonsert, kalendersalg og liknende. Ved større arrangement bør/må man søke samarbeid med naboklubber.
   
   
5. Visepresidenten utpeker i samarbeide med komitéformannen en kontaktperson til Rotary Foundation.
   
   
6. I løpet av rotaryåret gir komiteen en orientering på et klubbmøte om Rotary Foundation og samtlige aktiviteter fondet står for.
   
   
7. Komiteen samarbeider med styret om hvilke internasjonale prosjekter klubben bør delta i eller som bør behandles i løpet av rotaryåret.
   
   
8. Hvis klubben deltar i Ungdomsutveksling, GSE, Matching Grant eller liknende, har komiteen hovedansvaret for gjennomføringen. Når det er tid for å utlyse stipendier eller utvekslinger, gir komiteen de nødvendige opplysninger på et klubbmøte.

Valgkomiteen

1. Valgkomiteen består av fungerende president, past president og påtroppende president. Past president er leder.
   
   
2. Komitélederen innkaller til møter. På siste ordinære møte i november legger valgkomiteens leder frem forslag til valg av: President, visepresident, sekretær, kasserer, revisorer og komitéledere.
   
   
3. Valget foretas på siste ordinære møte i desember.

Spesielle funksjoner

1. Seremonimester deltar i klubbens seremonier i forbindelse med opptak av nye medlemmer og tildeling av Paul Harris medaljen.
   
   
2. Arkivar mottar, sorterer og oppbevarer klubbens dokumenter (inklusive regnskap og revisjon), fotografier, avisutklipp med mer av historisk verdi.
   
   
3. Ungdomsutveksling, GSE og RYLA kontakt er klubbens kontakt til distriktets kontaktperson på disse områder.
   
   
4. Rotary Foundation kontakt er klubbens kontaktperson overfor distriktet og Rotarys Europakontor vedrørende RF.
   
   
5. IT ansvarlig. Informasjon/Kommunikasjonskomiteen utpeker et medlem som driver IT-tjenesten herunder klubbens hjemmeside og følger opp postkasse, månedsbrev og kunngjøringer fra Distrikt 2310. Etter pålegg av Styret sørger IT-ansvarlig i samarbeide med sekretæren for at medlemmer som selv ikke har adgang til Internet, får tilsendt kopier av viktig informasjon som bare er tilgjengelig på Internet.
   
   
6. Funksjonstid: Seremonimester, arkivar og revisor bør ha en funksjonstid på minst tre år.